16 maj 2024

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NA WYŁĄCZNOŚĆ W ZAKRESIE SPRZEDAŻY NAPOJÓW ALKOHOLOWYCH DO 4,5 % ORAZ ORGANIZACJI GASTRONOMII PODCZAS IMPREZY PLENEROWEJ „XXIV MIĘDZYNARODOWY FESTIWAL SIABROUSKAJA BIASIEDA”

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NA WYŁĄCZNOŚĆ W ZAKRESIE SPRZEDAŻY NAPOJÓW ALKOHOLOWYCH DO 4,5 % ORAZ ORGANIZACJI GASTRONOMII PODCZAS IMPREZY PLENEROWEJ
„XXIV MIĘDZYNARODOWY FESTIWAL SIABROUSKAJA BIASIEDA”

Gminne Centrum Kultury w Gródku zaprasza do składania ofert na wyłączność w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych do 4,5 %  oraz organizacji gastronomii.

 

1. ORGANIZATOR

Gminne Centrum Kultury w Gródku

Ul. A. i G. Chodkiewiczów 4

16-040 Gródek

NIP: 966 18 94 163

 

2. PRZEDMIOT

Obsługa imprezy plenerowej pn.: „XXIV Międzynarodowy Festiwal Siabrouskaja Biasieda” w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych oraz organizacji gastronomii.

Termin imprezy: 27 LIPCA 2024 r. w godz. 17.00 – 1.00

Miejsce imprezy: AMFITEATR NAD ZALEWEM W ZARZECZANACH

Teren przeznaczony pod wyłączność: ok. 320 m² obok sceny

 

3. KRYTERIA OCENY OFERT:

Organizator dokona oceny ofert na podstawie kryterium 100 % ceny jaką Oferent jest w stanie zapłacić Organizatorowi za możliwość organizacji na wyłączność części gastronomii i sprzedaży napojów alkoholowych do 4,5 % podczas wydarzenia pn.: „XXIV Międzynarodowy Festiwal Siabrouskaja Biasieda”.

 

4. WYKAZ PREFEROWANYCH STOISK GASTRONOMICZNYCH I HANDLOWYCH:

• Oferent zobowiązuje się do dystrybucji niżej określonych produktów na zasadzie wyłączności w czasie trwania imprezy:

1. dania z grilla i rożna (tj. kiełbaski, szaszłyk, kaszanka, bigos, karkówka itp).
2. stoisko z piwem co najmniej jednej dowolnej marki posiadające min. 4 roolbary – sprzedaż wyłącznie w jednorazowych kubkach – po uprzednim uzyskaniu jednorazowego zezwolenia na sprzedaż alkoholu.
3. napoje chłodzące, kawa i herbata oraz soki.

• Oferta powinna uwzględniać zadaszone (np. parasole) i ogrodzone miejsce dla konsumentów (min. 70 miejsc siedzących – stoliki, ławki, parasole oraz ewentualnie stoliki barowe).

 

5. ZAKRES OBOWIĄZKÓW OFERENTA:

• Oferent zobowiązany jest do uzyskania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych do 4,5 % na terenie imprezy.
• Oferent zobowiązany jest do posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością (które należy okazać w dniu podpisania umowy).
• Oferent jest zobowiązany do posiadania:

1. Sprawnych, wysoko wydajnych instalacji urządzeń elektrycznych i gazowych zgodnych z aktualnymi normami bezpieczeństwa oraz przepisami BHP;
2. Aktualnego pozwolenia, w tym stacji Sanitarno-Epidemiologicznej na prowadzenie swojej działalności oraz niezbędnej wiedzy i doświadczenia i potencjału technicznego, a także dysponowania odpowiednim personelem, który umożliwi prawidłowe wykonanie zadań, o których mowa w zaproszeniu;
3. wszelkich zezwoleń, atestów, niezbędnych do prowadzenia działalności w zakresie swoich usług i prowadzonej działalności, w tym zapewnienie zgodności działalności z przepisami ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia.

• Oferent zobowiązany jest do posiadania urządzeń typu grill, rożen, patelnia tylko i wyłącznie tradycyjnych lub gazowych. Nie dopuszcza się używania urządzeń elektrycznych znacznie obciążających sieć. Dopuszczane urządzenia elektryczne: oświetlenie, kasy fiskalne, lodówki – chłodziarki, czajniki, roolbary.
• Oferent zobowiązany jest do sprzedaży napojów alkoholowych, bezalkoholowych oraz potraw wyłącznie w opakowaniach i naczyniach jednorazowych.
• Oferent zobowiązany jest do obsługi punktów gastronomicznych w godzinach trwania imprezy.
• Oferent zobowiązany jest do ustawienia na terenie zadaszonego miejsca dla konsumentów koszy (po zakończeniu sprzedaży pozostawienie zawiązanych worków z odpadami dla Organizatora)
• Oferent zobowiązany jest do zachowania czystości w punkcie handlowym i w jego bliskim sąsiedztwie, podczas imprezy oraz po jej zakończeniu.
• Oferent zobowiązany jest do ustanowienia urządzeń sprawnych technicznie, czystych i estetycznych oraz zapewnienia bezpiecznego korzystania z nich.
• Oferent zobowiązany jest do posiadania podręcznego sprzętu gaśniczego, ustawionego przy punkcie gastronomicznym.
• Oferent zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Organizatora w zakresie zapewnienia porządku i bezpieczeństwa przebiegu imprezy oraz przepisów ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2171 z późn. zm.), w tym w szczególności przestrzegania zakazu wnoszenia broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, napojów alkoholowych (z wyłączeniem alkoholu do 4,5 %), środków odurzających lub substancji psychotropowych.
• Oferent jest zobowiązany do wpłaty na konto Organizatora zaoferowanej ceny za wyłączność po podpisaniu umowy – najpóźniej do dnia 22 lipca 2024 r.
• Za wszelkie szkody wynikające z niewłaściwego użytkowania przez Oferenta udostępnionego terenu odpowiada Oferent.

 

6. ZAKRES OBOWIĄZKÓW ORGANIZATORA :

• Organizator zapewni w trakcie trwania imprezy występy artystyczne na scenie. Program imprezy udostępniony będzie na stronie internetowej od 26.07.2024 r.
• Organizator zapewni dostęp do:

1. wody pitnej (pompa typu abisynka przy wiacie z przodu sceny)
2. energii elektrycznej (przyłącze prądowego o mocy do 20kW

• Organizator zapewni ustawienie przenośnych toalet dla uczestników imprezy.
• Organizator zastrzega sobie prawo do umieszczania stoisk z potrawami regionalnymi z degustacją i sprzedażą m.in. przez Koła Gospodyń Wiejskich i  
• Organizator zastrzega, iż pozostali wystawcy gastronomiczni mają jednakowe prawo do sprzedaży napojów zimnych i gorących m.in. kawa, herbata, woda, soki.
• Organizator nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od niego niezależnych.

 

7. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

Zgłoszenie stoiska gastronomicznego/handlowego należy składać na załączonym formularzu zgłoszeniowym w pokoju nr 13  Gminnego Centrum Kultury w Gródku, ul. A. i G. Chodkiewiczów 4, 16-040 Gródek osobiście lub za pośrednictwem poczty do dnia 23.05.2024 r. (włącznie – data wpływu do Organizatora). Organizator dopuszcza możliwość składania zgłoszeń drogą elektroniczną na adres: rkulesza@gckgrodek.pl.

 

8. DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO OFERTY:

• Wypełniony formularz Oferty Stoiska Gastronomicznego (załącznik nr 1);
• Aktualny wydruk z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do obrotu gospodarczego w zakresie objętym ofertą.

 

9. UWAGI

• Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
• Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
• W toku badania i oceny ofert Organizator może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
• Oferent, którego oferta zostanie zaakceptowana zobowiązany jest do zawarcia umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatora (informacja o zawarciu umowy zostanie przekazana z co najmniej 3 dniowym wyprzedzeniem).
• W przypadku nie przystąpienia do zawarcia umowy, Organizator zwolni rezerwację miejsca handlowego i zaprosi do zawarcia umowy następnego w kolejności Oferenta.
• Organizator zastrzega sobie prawo zrezygnowania z usług danego przedsiębiorcy podczas trwania imprezy w przypadku, gdy jego stoisko budzi znaczne zastrzeżenia natury estetycznej lub faktyczna oferta organizacji stoiska gastronomicznego lub handlowego różni się od oferty złożonej w odpowiedzi na zaproszenie.
• Składane oferty mają charakter jawny i nie podlegają zwrotowi oferentowi.
• Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Organizatora, zastrzega on sobie prawo do:

1. Zamknięcia zapytań ofertowych bez wyłonienia Oferenta,
2. Ogłoszenia nowego zapytania ofertowego,
3. Unieważnienia postępowania ofertowego bez podania przyczyny.

• Osobą do kontaktu w ramach niniejszego zaproszenia jest Radosław Kulesza tel. 791 037 601, e-mail: rkulesza@gckgrodek.pl (istnieje możliwość wizji lokalnej miejsca przed złożeniem ofert)

 

DO POBRANIA:

1. Zapytanie  (PDF, 1 mb)
2. Formularz oferty (docx, 20 kb)